Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Kariyan (kariyan.de) ist ein Produkt der Gajera IT Solutions.

2. Personenbezogene Daten, die Kariyan erhebt

Kariyan erhebt die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort-Hash bei Passwortkonten und eine LinkedIn- oder Google-OAuth-Identität bei sozialer Anmeldung
• Profil- und Lebenslaufdaten: Name, beruflicher Werdegang, Ausbildung, Fähigkeiten, Sprachen, Gehaltsvorstellung und Wunschstandort
• Sprach-Onboarding: Während einer Sprachsitzung wird Ihre Aufnahme zur Transkription an Google Gemini Live (einen Google-Subauftragsverarbeiter) gestreamt und von uns nicht gespeichert. Aufbewahrt werden nur das Transkript und die von uns extrahierten Informationen.
• Profilfoto: optional hochgeladenes Foto für Lebenslaufdokumente, sicher gespeichert in AWS S3 (Frankfurt). Sie können Ihr Foto jederzeit über die Einstellungen löschen.
• Bewerbungsdaten: erstellte Lebensläufe, Anschreiben, Bewerbungs-E-Mails und deren Versandstatus
• Daten zur Formularübermittlung: Bei Nutzung des automatisierten Formularversands füllt eine Browser-Automatisierung Bewerbungsformulare in Ihrem Namen aus. Screenshots der gesendeten Formulare werden für Ihre Unterlagen erstellt. Auf externen Unternehmens-Bewerbungsseiten werden keine Daten über das hinaus gespeichert, was Sie autorisieren.
• Nutzungsdaten: aufgerufene Seiten, Interaktionen mit Funktionen, Suchanfragen, Fehlerprotokolle
• Zahlungsdaten: Abonnementtarif, Rechnungsadresse, letzte 4 Ziffern der Karte (vollständige Kartendaten werden bei Stripe gespeichert)
• Empfehlungsdaten: bei Nutzung unseres Empfehlungsprogramms Ihr persönlicher Empfehlungscode und Empfehlungslink sowie, für jede von Ihnen geworbene Person, deren Kontostatus, Aktivierungsschritte (z. B. Registrierungsdatum, E-Mail-Bestätigung, erste Bewerbung) und Registrierungs-IP-Adresse zur Ermittlung und Absicherung von Empfehlungsprämien

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertrag: Verarbeitung zur Erbringung des Kariyan-Dienstes, für den Sie sich registriert haben (Kontoerstellung, Stellensuche, Versand von Bewerbungen).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung: Optionale Analyse und Werbemessung, Verarbeitung von Sprachaufnahmen sowie Marketingkommunikation, soweit sie auf Einwilligung beruht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse: Sicherheitsüberwachung, Betrugsprävention, Systemzuverlässigkeit.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, rechtliche Verpflichtung: Steuer- und Buchhaltungsunterlagen nach deutschem Recht.

4. Dienstleister und Empfänger

Die Nutzung der Anbieter hängt von der Funktion und Ihren Einwilligungen ab. Informationen zu geltenden Auftragsverarbeitungsverträgen und Übermittlungsgarantien erhalten Sie unter privacy@kariyan.de.

5. Speicherdauer

• Kontodaten: Werden für die Dauer Ihres Kontos gespeichert und nach Kontolöschung innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
• Sprach-Onboarding: Audio wird zur Transkription an Google Gemini Live gestreamt und von uns nicht gespeichert. Das Transkript und die extrahierten Präferenzdaten werden mit Ihrem Profil aufbewahrt und gelöscht, wenn Sie Ihr Konto löschen.
• Bewerbungsunterlagen: Lebensläufe und Anschreiben werden ab Erstellung 2 Jahre aufbewahrt.
• Zahlungsunterlagen: Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen bewahren wir für die jeweils gesetzlich geltende Dauer auf; diese hängt von der Art des Dokuments und den anwendbaren Vorschriften ab.
• Nutzungsprotokolle: Werden zu Sicherheitszwecken 90 Tage aufbewahrt.

6. Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie haben in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten die folgenden Rechte:

• Art. 15, Auskunftsrecht: Sie können eine Kopie aller personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie gespeichert haben.
• Art. 16, Recht auf Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
• Art. 17, Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).
• Art. 18, Recht auf Einschränkung: Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Art. 20, Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format anfordern.
• Art. 21, Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu berühren.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an privacy@kariyan.de. Wir antworten unverzüglich und grundsätzlich innerhalb eines Monats. Ist eine gesetzlich zulässige Verlängerung erforderlich, informieren wir Sie innerhalb dieses Monats. Sie können sich auch bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Wohnort.

Sie können auch Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen. Für Personen mit Wohnsitz in Sachsen ist dies die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte: www.saechsdsb.de. Eine bundesweite Liste aller Aufsichtsbehörden ist unter www.bfdi.bund.de verfügbar.

7. Cookies

Essenzielle Cookies werden für Sitzungsverwaltung und Authentifizierung verwendet. Vollständige Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

8. Datenschutzkontakt

Für datenschutzbezogene Anfragen erreichen Sie uns unter privacy@kariyan.de.

9. Internationale Datenübermittlung

Die zentrale Anwendungsinfrastruktur wird in der EU gehostet. Optionale Analyse- und Werbedienste werden von internationalen Anbietern betrieben; EU-Hosting von Anwendungsdaten bedeutet nicht, dass jeder Anbieter Daten ausschließlich in der EU verarbeitet.

Verarbeitungsorte und Regelungen für internationale Datenübermittlungen hängen vom Anbieter und der Dienstkonfiguration ab. Informationen zu den für Ihre Daten geltenden Schutzmaßnahmen erhalten Sie unter privacy@kariyan.de. Optionale Analyse und Werbung können Sie über Cookies verwalten steuern.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Kariyan nutzt automatisierte Systeme und Sprachmodelle, um:

• Ihr Profil mit Stellenanzeigen abzugleichen
• Maßgeschneiderte Lebensläufe, Anschreiben und Bewerbungs-E-Mails zu erstellen
• Die Relevanz von Stellen anhand Ihrer angegebenen Präferenzen zu bewerten

Diese Vorgänge unterstützen die Erstellung von Bewerbungsunterlagen, treffen jedoch ohne Ihre Überprüfung keine rechtlich bindenden oder vergleichbar erheblichen Entscheidungen. Sie können alle erzeugten Inhalte vor dem Versand prüfen, bearbeiten und freigeben oder ablehnen. Keine Bewerbung wird ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung (im Freigabemodus) oder außerhalb der von Ihnen festgelegten Regeln (im Autopilot-Modus) versendet.

11. Meldung von Datenschutzverletzungen

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, werden wir:

• Die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnisnahme der Verletzung benachrichtigen (Art. 33 DSGVO)
• Sie unverzüglich direkt informieren, wenn die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten zur Folge hat (Art. 34 DSGVO)
• Alle Vorfälle einschließlich ihrer Auswirkungen und der ergriffenen Abhilfemaßnahmen dokumentieren

12. Daten von Minderjährigen

Kariyan richtet sich an professionelle Stellensuchende und nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen. Wenn Sie den Eindruck haben, dass wir versehentlich Daten von einer minderjährigen Person erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kariyan.de; wir werden diese umgehend löschen.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail und aktualisieren das oben angegebene Datum unter „Zuletzt aktualisiert“. Soweit eine Verarbeitung Ihre Einwilligung voraussetzt, ersetzt eine Aktualisierung dieser Erklärung diese Einwilligung nicht.

14. Kontakt

Bei datenschutzbezogenen Anfragen: privacy@kariyan.de

15. Google-Nutzerdaten und Gmail-Zugriff

Die Google-Anmeldung und das Verbinden eines Gmail-Postfachs sind getrennte Entscheidungen. Neue Gmail-Verbindungen benötigen Lesezugriff und die Berechtigung zum Senden von E-Mails. Kariyan nutzt diese Berechtigungen, um von Ihnen genehmigte Bewerbungs-E-Mails zu senden und Nachrichten auf Antworten zu Ihren Bewerbungen zu prüfen. Entwürfe werden in Kariyan vorbereitet und geprüft, nicht in Gmail erstellt. Kariyan löscht keine Nachrichten, fügt keine Labels hinzu und ordnet Ihren Posteingang nicht um. Bestehende Verbindungen können die frühere Änderungsberechtigung behalten, bis Sie sie widerrufen und erneut verbinden.

Wir speichern Ihre verbundene Adresse sowie Gmail-Zugriffs- und Aktualisierungstokens. Die Tokenwerte in der primären Datenbank sind verschlüsselt; ältere Dienstkomponenten können auch lokale Tokendateien vorhalten. Versanddatensätze enthalten Empfänger, Betreff und Text der ausgehenden Bewerbungs-E-Mail. Bei einer einer Bewerbung zugeordneten Antwort speichern wir bis zu 2.000 Zeichen des Antworttexts in der Bewerbung und eine kürzere Vorschau im Ereignisverlauf. Schlägt die Verarbeitung fehl, kann ein zugriffsbeschränkter Wiederholungsdatensatz den abgerufenen Nachrichtentext oder einen Ausschnitt enthalten. Ist einer Antwort keine Bewerbung zugeordnet, wird keine Bewerbung aktualisiert. Prüf- und Wiederholungsdatensätze bleiben gemäß den Aufbewahrungs- und Löschregeln in den Abschnitten 5 und 6 für Prüfzwecke gespeichert. Wir speichern nicht jede neue Posteingangsnachricht als Bewerbungsantwort.

Für diese Funktion ruft das auf AWS in Frankfurt gehostete Backend von Kariyan die erlaubten Gmail-Daten über die Google-API ab. Supabase speichert die verbundene Adresse, verschlüsselte OAuth-Zugangsdaten sowie die oben beschriebenen Bewerbungs-, Antwort- und zugriffsbeschränkten Prüfdatensätze. Diese Dienstleister verarbeiten die Daten für Kariyans Gmail-Verbindung. Wenn die KI-basierte Antwortklassifizierung in der Dienstkonfiguration aktiviert ist, können der E-Mail-Betreff und der relevante Antworttext außerdem durch Google Vertex AI über freigegebene EU-Endpunkte verarbeitet werden, um eine Bewerbungsantwort einzuordnen. Die Angaben zu Auftragsverarbeitern und internationalen Datenübermittlungen in den Abschnitten 4 und 9 gelten auch für diese Verarbeitung.

Wenn Sie Gmail trennen, werden bereits versendete E-Mails sowie die in Kariyan gespeicherten Bewerbungs-, Antwort- und zugriffsbeschränkten Prüfdatensätze nicht gelöscht. Diese Datensätze bleiben bis zur Kontolöschung oder bis zur Erfüllung eines einschlägigen Löschantrags bei Ihrem Konto; Kariyan wendet derzeit keine gesonderte automatische Ablauffrist auf Gmail-bezogene Bewerbungs- und Prüfdatensätze an. Die Kontolöschung und Ihre Rechte sind in den Abschnitten 5 und 6 beschrieben.

Das Verbinden von Gmail ist freiwillig. Wenn Sie die Verbindung in den Einstellungen trennen, entfernt Kariyan den aktiven Connector und dessen Tokendatensätze aus der Datenbank und stoppt neue Sendevorgänge sowie die Antwortüberwachung über diesen Connector. Historische lokale Tokendateien können bis zur Bereinigung auf älteren Diensthosts verbleiben; widerrufen Sie Kariyans Berechtigung zusätzlich in den Berechtigungen Ihres Google-Kontos, um auch diesen Zugriff ungültig zu machen. Bereits versendete E-Mails und bestehende Bewerbungs- oder Antwortdatensätze unterliegen den Aufbewahrungs- und Löschregeln in den Abschnitten 5 und 6.

Die Verwendung und Weitergabe der über Google-APIs erhaltenen Informationen durch Kariyan an andere Apps erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

• Wir verwenden Google-Nutzerdaten ausschließlich, um die oben beschriebenen Funktionen zum Versenden von Bewerbungen und zur Antwortverfolgung bereitzustellen und zu verbessern.
• Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht für Werbung.
• Wir verkaufen Google-Nutzerdaten nicht und geben sie nicht an Dritte weiter, außer soweit dies zur Bereitstellung dieser Funktionen, zur Einhaltung geltender Gesetze oder im Rahmen einer Fusion oder Übernahme mit entsprechender Ankündigung erforderlich ist.
• Wir gestatten Menschen nicht, Ihre Gmail-Daten zu lesen, es sei denn, Sie erteilen eine ausdrückliche Einwilligung, es ist aus Sicherheitsgründen erforderlich, etwa zur Untersuchung von Missbrauch, oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
• Wir verwenden Ihre Gmail-Daten nicht, um allgemeine oder nicht personalisierte KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.

16. Mobile Apps und Geräteeinstellungen

Android und iOS bieten Geräteeinstellungen zur Verwaltung von Berechtigungen. Wenn eine Funktion eine optionale Geräteberechtigung verwendet, können Sie diese Berechtigung in den Geräteeinstellungen verwalten. Eine Geräteberechtigung ist von der Erlaubnis zur Datenverarbeitung durch Kariyan oder zum Zugriff auf ein verbundenes Postfach zu unterscheiden. Das Deaktivieren einer Geräteberechtigung löscht keine bereits im Kariyan-Konto gespeicherten Informationen.

Die Deinstallation der mobilen App löscht weder Ihr Kariyan-Konto noch dessen serverseitige Daten. Sie können die Kontolöschung über die Seite zur Kontolöschung oder per E-Mail an privacy@kariyan.de anfordern. Die Aufbewahrungsregeln und Rechte in den Abschnitten 5 und 6 gelten gleichermaßen für die Nutzung im Web und in der mobilen App.

Apple und Google verarbeiten Informationen zu App-Store-Downloads und, wenn Sie über deren Stores einkaufen, die zugehörigen Kauf- und Zahlungsinformationen gemäß ihren eigenen Datenschutzerklärungen. Die Kaufabwicklung im Store ist von der Google-Anmeldung oder einer Gmail-Verbindung mit Kariyan zu unterscheiden.

Geplante Website-Werbung: nicht aktiv

Google-AdSense-Werbung ist auf Kariyan nicht aktiv. Wir prüfen klar gekennzeichnete Anzeigen auf ausgewählten öffentlichen Inhaltsseiten und, vorbehaltlich der Datenschutzprüfung, in den Jobtreffern des kostenlosen Tarifs. Dieser Abschnitt aktiviert keine Werbung und ändert Ihre bisherigen Einstellungen nicht.

Für AdSense-Werbung planen wir den Einsatz der zertifizierten Einwilligungsplattform von Google. Aktive Anzeigen bleiben ausgeschaltet. Ein reiner Einwilligungstest auf ausgewählten öffentlichen Staging-Seiten lädt Googles pausiertes AdSense-Skript, um dessen Einwilligungsoberfläche zu testen; das Formular wurde bisher nicht verifiziert. Beim Laden des Skripts erhält Google die IP-Adresse, Browser-/Anfragedaten und die öffentliche Seitenadresse. Der Test ist auf öffentliche Seiten beschränkt und nicht dafür vorgesehen, Kandidatenprofile, Bewerbungsunterlagen oder Arbeitgeberkorrespondenz zu übermitteln. Vor der Aktivierung aktiver Anzeigen benennen wir die Empfänger der Werbedaten und erläutern die betroffenen Daten, Zwecke, Speicherfristen und Garantien für internationale Übermittlungen. AdSense-Anzeigenauslieferung und Conversion-Messung mit Google Ads sind getrennte Dienste. Analyse-Einstellungen bleiben getrennt; die Annahme der Nutzungsbedingungen oder dieser Datenschutzerklärung erteilt keine Einwilligung in optionale Verarbeitung.

Für den ersten Einsatz sind nicht personalisierte Anzeigen ausschließlich nach der erforderlichen Einwilligung vorgesehen. Auch nicht personalisierte Anzeigen können Cookies oder Kennungen zur Begrenzung der Anzeigehäufigkeit und zur Berichterstattung verwenden. Wir verwenden Gmail-Daten und andere über Google-APIs erhaltene Nutzerdaten nicht für Werbung. Lebensläufe, Bewerbungsunterlagen, Arbeitgeberkorrespondenz und private Profilinformationen dürfen nicht an Werbedienste übermittelt werden. Auf einer personalisierten Seite wird Werbung erst aktiviert, wenn die Einhaltung dieser Grenzen überprüft werden kann.