Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Kariyan (kariyan.de) is a product of Gajera IT Solutions.

2. Personenbezogene Daten, die Kariyan erhebt

Kariyan erhebt die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Account data: email address, password hash, LinkedIn OAuth ID
• Profile & CV data: name, work history, education, skills, languages, desired salary and location
• Voice onboarding: during a voice session your audio is streamed to Google Gemini Live (a Google subprocessor) for transcription and is not stored by us. Only the transcript and the information we extract are kept.
• Profile photo: optional photo uploaded for CV documents, stored securely in AWS S3 (Frankfurt). You can delete your photo at any time from Settings.
• Job application data: prepared CVs, cover letters, application emails and their delivery status
• Form submission data: when using automated form submission, browser automation fills application forms on your behalf. Screenshots of submitted forms are captured for your records. No data is stored on external company application pages beyond what you authorize.
• Usage data: pages visited, feature interactions, search queries, error logs
• Payment data: subscription plan, billing address, last 4 digits of card (full card data held by Stripe)

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6(1)(b) GDPR, Contract: Processing necessary to provide the Kariyan service you signed up for (account creation, job search, application sending).
• Art. 6(1)(a) GDPR, Consent: Voice recording processing; marketing communications. You may withdraw consent at any time.
• Art. 6(1)(f) GDPR, Legitimate interest: Security monitoring, fraud prevention, system reliability.
• Art. 6(1)(c) GDPR, Legal obligation: Tax and accounting records as required by German law.

4. Drittanbieter-Auftragsverarbeiter

Alle Auftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO gebunden.

5. Speicherdauer

• Account data: Retained for the lifetime of your account, then deleted within 30 days of account deletion.
• Voice onboarding: Audio is streamed to Google Gemini Live for transcription and is not stored by us. The transcript and extracted preference data are retained with your profile and deleted when you delete your account.
• Application documents: CVs and cover letters retained for 2 years from creation.
• Payment records: Retained for 10 years as required by German commercial law (HGB §257).
• Usage logs: Retained for 90 days for security purposes.

6. Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie haben in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten die folgenden Rechte:

• Art. 15, Right of access: You may request a copy of all personal data we hold about you.
• Art. 16, Right to rectification: You may request correction of inaccurate or incomplete data.
• Art. 17, Right to erasure ("right to be forgotten"): You may request deletion of your data (subject to legal retention obligations).
• Art. 18, Right to restriction: You may request that processing be restricted in certain circumstances.
• Art. 20, Right to data portability: You may request your data in a structured, machine-readable format.
• Art. 21, Right to object: You may object to processing based on legitimate interest.
• Right to withdraw consent: Where processing is based on consent, you may withdraw it at any time without affecting the lawfulness of prior processing.

To exercise any of these rights, contact us at privacy@kariyan.de. We will respond within 30 days. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular the data protection authority of the German federal state where you reside.

You may also lodge a complaint with your local data protection supervisory authority. For residents of Saxony, this is the Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte: www.saechsdsb.de. A federal list of all supervisory authorities is available at www.bfdi.bund.de.

7. Cookies

Essential cookies are used for session management and authentication. See our Cookie Policy for full details.

8. Datenschutzbeauftragter

As a small business with fewer than 20 employees regularly processing personal data, Kariyan is not required under Art. 37 GDPR to appoint a Data Protection Officer. For all privacy-related inquiries, contact us directly at privacy@kariyan.de.

9. Internationale Datenübermittlung

Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Sämtliche Infrastruktur und KI-Verarbeitung erfolgt in EU-Rechenzentren.

Es werden keine personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt. Alle Drittanbieter-Auftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO gebunden. Daten während der Übertragung werden per TLS verschlüsselt, und ruhende Daten werden vom jeweiligen Anbieter verschlüsselt.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Kariyan nutzt automatisierte Systeme und Sprachmodelle, um:

• Ihr Profil mit Stellenanzeigen abzugleichen
• Maßgeschneiderte Lebensläufe, Anschreiben und Bewerbungs-E-Mails zu erstellen
• Die Relevanz von Stellen anhand Ihrer angegebenen Präferenzen zu bewerten

Diese Vorgänge unterstützen die Erstellung von Bewerbungsunterlagen, treffen jedoch ohne Ihre Überprüfung keine rechtlich bindenden oder vergleichbar erheblichen Entscheidungen. Sie können alle erzeugten Inhalte vor dem Versand prüfen, bearbeiten und freigeben oder ablehnen. Keine Bewerbung wird ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung (im Freigabemodus) oder außerhalb der von Ihnen festgelegten Regeln (im Autopilot-Modus) versendet.

11. Meldung von Datenschutzverletzungen

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, werden wir:

• Die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnisnahme der Verletzung benachrichtigen (Art. 33 DSGVO)
• Sie unverzüglich direkt informieren, wenn die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten zur Folge hat (Art. 34 DSGVO)
• Alle Vorfälle einschließlich ihrer Auswirkungen und der ergriffenen Abhilfemaßnahmen dokumentieren

12. Daten von Minderjährigen

Kariyan is designed for professional job seekers and is not directed at individuals under the age of 16. We do not knowingly collect personal data from minors. If you believe we have inadvertently collected data from a minor, please contact us at privacy@kariyan.de and we will delete it promptly.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail und aktualisieren das oben angegebene Datum unter „Zuletzt aktualisiert“. Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Änderungen gilt als Annahme der aktualisierten Erklärung.

14. Kontakt

For privacy-related inquiries: privacy@kariyan.de

15. Google-Nutzerdaten und Gmail-Zugriff

Wenn Sie Ihr Google-Konto (Gmail) verbinden, bittet Kariyan um die Berechtigung, Bewerbungs-E-Mails von Ihrer Adresse zu senden und die Antwort-Threads zu diesen Bewerbungen zu lesen, damit wir deren Status verfolgen und sie mit einem Label ordnen können. Die Gmail-Verbindung ist optional und Sie können sie jederzeit in Ihren Einstellungen oder über die Berechtigungsseite Ihres Google-Kontos trennen.

Kariyan's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

• Wir verwenden Google-Nutzerdaten ausschließlich, um die oben beschriebenen Funktionen zum Versenden von Bewerbungen und zur Antwortverfolgung bereitzustellen und zu verbessern.
• Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht für Werbung.
• Wir verkaufen Google-Nutzerdaten nicht und geben sie nicht an Dritte weiter, außer soweit dies zur Bereitstellung dieser Funktionen, zur Einhaltung geltender Gesetze oder im Rahmen einer Fusion oder Übernahme mit entsprechender Ankündigung erforderlich ist.
• Wir gestatten Menschen nicht, Ihre Gmail-Daten zu lesen, es sei denn, Sie erteilen eine ausdrückliche Einwilligung, es ist aus Sicherheitsgründen erforderlich, etwa zur Untersuchung von Missbrauch, oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
• Wir verwenden Ihre Gmail-Daten nicht, um allgemeine oder nicht personalisierte KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.